Innovatives Berichtswesen (2): Sehen. Verstehen. Handeln.

Gute Berichte zeichnen sich durch klare Strukturen und wiederkehrende, erprobte Gestaltungsparadigmen aus. In die diesbezügliche Beratung der BBT GmbH fließen sowohl Erfahrungen aus vielen Reportingprojekten als auch Erkenntnisse der Hirnforschung ein. In Teil 2 unserer Artikelserie zum Berichtswesen geht es um Gestaltungsoptionen. 

Eine Liste ist kein Bericht 

Ein „MS-Excel-Monster“ mit 50 Spalten und mehreren hundert Zeilen ist kein Bericht, sondern eine Liste. In der Vergangenheit waren viele Mitarbeiter zweifellos froh, wenn sie überhaupt auf einigermaßen geordnete Daten Zugriff hatten. Das Management gewinnt aus solchen Listen jedoch keine oder nur sehr eingeschränkte Erkenntnisse. 

Abweichungen richtig betonen 

Der Management-Ansatz ist eher top-down-orientiert. Von großen Aggregaten kommend (meist dem Unternehmen in Gänze) werden Auffälligkeiten nach Signifikanz und strategischer Bedeutung weiter detailliert. In diesem Zusammenhang wird häufig der Fehler gemacht, sich auf relative Abweichungen zu konzentrieren. Ist jedoch die Absolutzahl dahinter klein, wird sich die Aufmerksamkeit des Managers eher auf die wesentlichen Bereiche fokussieren müssen (vgl. Abb. 1).

Notationsregeln, etwa zur besonderen Darstellung relativer Abweichungen, helfen, diese Abweichungen klar von den absoluten Abweichungen zu unterscheiden. Gleichzeitig gilt es zu überlegen, ob in jeder Spalte die Größenverhältnisse mit Balken visualisiert werden oder nur in den relevanten Abweichungsspalten (siehe Abb. 2). Die Aufmerksamkeit des Berichtsempfängers verschiebt sich durch die Art der Darstellung. 

Sparklines – nicht-kumuliert und kumuliert im Zusammenspiel 

Geringfügige unterjährige Abweichungen sind eher die Regel als die Ausnahme. Für das Management ist es wichtig, zu erkennen, ob es sich beim aktuellen Monat um einen durchschnittlichen oder eher einen besonderen Monat handelt. Hierbei helfen zum Beispiel Linien-Sparklines mit Toleranzkorridor. Der grau eingefärbte Bereich zeigt eine normale Schwankungsbreite in Form der Standardabweichung (auch wenn nicht alle Werte in der Immobilienwirtschaft im strengen Sinne als normalverteilt angenommen werden können). Fluktuationen im Bereich der Standardabweichung sind unkritisch. Die Aufmerksamkeit wird auf signifikante Abweichungen gerichtet. Neben der zeitlichen Entwicklung einzelner Monate interessiert, welche kumulierten Ergebnisse realisiert worden sind. Ein gutes Beispiel hierfür ist in Abb. 3 dargestellt. 

Balken versus Säulen 

Evolutionsbiologisch bedingt kann der Mensch Unterschiede von oben nach unten in einer Balkendarstellung schneller und mit viel weniger Energie wahrnehmen als bei Säulendarstellungen. Bei letzteren braucht das Gehirn ein wenig länger, bis die Botschaft ankommt. Dennoch eignen sich Säulen durchaus für das Reporting, etwa bei gleichzeitigem Aufriss der Zeiteinheiten. Abb. 4 zeigt beispielsweise die gelungene Darstellung der Entwicklung von Mietforderungen.

ht es darum, die Verteilung von Werten von Minimum bis Maximum zu beurteilen, ist wiederum eine Unterstützung mittels Punktbalken vorteilhaft. 

Lesen Sie im nächsten Newsletter mehr über das innovative Berichtswesen, unter anderem über die „Methode der kleinen Vielfachen“ (Small Multiples) und die Kontexterhaltung gegen Change Blindness. 

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